FASE 1
La fase de iniciación del proyecto consiste en revisar la propuesta antes de realizar su planificación formal para verificar su pertinencia en relación con los objetivos de la organización donde se llevara a cabo, y aprobarlo en su caso analizando el objetivo del proyecto el producto que se va a entregar y los elementos del contexto en que se plantea. Es deseable contar con un estimado preliminar de tiempos costos y riesgos.
La iniciación del proyecto es la primera fase que consiste principalmente en la autorización y registro formal de un nuevo proyecto o en la continuación de la siguiente etapa de un proyecto en desarrollo termina, con el aviso de aceptación.
El siguiente procedimiento utilizar para la fase de iniciación se sugiere tener los siguientes puntos:
1.-Objetivo del procedimiento
2.-Alcance del procedimiento
3.-Elaborar el enunciado del trabajo a realizar
4.-Aprobar el proyecto, generar y distribuir el acta del proyecto
5.-Designar al director del proyecto
6.-Formatos para la iniciación del proyecto
1. Objetivos del procedimiento
Debe ser una guía práctica para que la autoridad competente apruebe el proyecto, nombrar y conferir la autoridad necesaria al director del proyecto y comunicar oportunamente a los interesados su aprobación.
2.-Alcance del procedimiento
Este procedimiento se utiliza para autorizar el inicio de los proyectos de toda la organización. La iniciativa de un proyecto puede surgir en cualquier área de la empresa o en una entidad externa y en cualquier momento. Debe contar con la aprobación de la autoridad competente, previa consulta a las personas involucradas en el proyecto.
3.-Elaborar el enunciado del trabajo a realizar
El enunciado del trabajo es un documento que describe principalmente el objetivo a lograr y el producto a entregar al cliente interno o externo a la empresa, al finalizar el proyecto esto constituirá un insumo básico para iniciar la planificación del proyecto.
Este documento puede contener:
* Objetivo de negocio del proyecto
*La descripción del producto a obtener
* Contexto en el cual se plantea el proyecto, los que permitirá a la autoridad si la propuesta es pertinente en relación con las metas de la organización.
Objetivos
Dejar claramente establecido el objetivo del proyecto, el producto final a entregar y sus posibles impactos, así como asegurar la adecuación del proyecto con los objetivos de la organización en el mediano y largo plazo.
Para redactar el enunciado del trabajo contaremos con la entrada el proceso o acciones a seguir y la salida y/o producto de la fase.
Entradas
Requisitos del proyecto
Procesos
La redacción del enunciado del trabajo la realiza el director del proyecto después de entrevistar al cliente y elaborar un diagnóstico preliminar mediante la aplicación de un cuestionario predefinido, lo cual le permitirá obtener los requisitos del proyecto.
2. Elaborar un documento de anunciado del trabajo, el cual deberá contener los elementos que ayuden a la toma de decisión sobre la conveniencia del proyecto como son:
Objetivos del proyecto
Se recomienda que la redacción del objetivo sea tipo SMART, es decir especifico, Medible, Alcanzable, Realista y en un tiempo determinado.
Para obtener la descripción del producto es preciso contar con los requisitos del cliente y tomar en cuenta modelos, estándares o normas existentes aceptadas en la industria en que se trate, como modelos de referencia para desarrollar la descripción del producto a lograr.
Salida
Documento del enunciado del trabajo
4. Aprobar el proyecto, generar y distribuir el acta del proyecto
Objetivos
Poner a consideración de la autoridad competente el proyecto y obtener su visto bueno y compromisos para la realización de la etapa siguiente. Así mismo realizar el registro formal del proyecto en el archivo.
Para la redacción del acta mostraremos a continuación la entrada para esta fase, el proceso acciones a seguir para lograr el resultado y la salida o producto de la fase.
Entrada
1.-Enunciado del trabajo
Procesos
1.-La aprobación del proyecto se sugiere que se realice de manera colegiada, pudiendo intervenir los encargados de área, gerente o directores relacionados con el proyecto y otros actores directamente relacionado.
2.-El acta debe ser comunicada a todas sus partes y a todos los niveles de la organización que se verá involucrado.
3. La autoridad, el director del proyecto y los demás participantes deberán tener claro quién es el destinatario, cuales son los objetivos que se pretenden y comparar estos con los criterios y lineamientos departamentales y/o institucionales relativos al proyecto.
4.-De juzgarse necesario, se realizara un estudio de factibilidad ya sea mercadotecnia, técnica o financiera.
5.-El proceso no debe dejar dudas acerca de la autoridad que transfiere al director del proyecto para administrar los recursos y encomendar los encargos necesarios para desarrollar el proyecto.
6.-Cada proyecto autorizado se dará de alta en el archivo correspondiente.
Salida
1.-proyecto formalmente aprobado
2.-acta constitutiva del proyecto
3.-socializacion del proyecto
5.-Designar al director del proyecto
Elegir y nombrar al director del proyecto con el perfil deseable para asumir el rol correspondiente.
Entrada
Enunciado del trabajo
Procesos
1.-Consiste en una secuencia de pasos que forman parte de la aprobación y que deben efectuar la autoridad en consulta con el patrocinador y otros interesados.
2.-Preguntas guía
¿Cuál es el perfil idóneo del director?
¿La persona candidata es adecuada y tiene disponibilidad?
¿Conoce el método de trabajo aplicable al caso?
¿Tiene conocimiento sobre administración de proyectos?
¿Maneja el tema del área de aplicación?
3.-El nombramiento del director deberá realizarse en función de su capacidad real para conducir el proyecto, deberá tener competencias tanto en el área técnica como administrativa, se confirmara su disponibilidad de tiempo y la aceptación de la persona elegida.
Salida
Director oficial del proyecto nombrado formalmente.
ERRORES COMETIDOS PREFUENTEMENTE EN ESTA FASE
a) No está claro quién es el cliente y se aprueba el proyecto.
b) No se verifico la disponibilidad de tiempo y los recursos financieros del destinatario y no se logró su compromiso formal hacia el proyecto.
c) Los productos a entregar no están bien definidos
d) Los participantes previstos no cuentan con las competencias necesarias para sacar adelante el proyecto.
e) La redacción y forma de difusión del acta del proyecto no propician la valoración de la importancia del proyecto por parte de los involucrados.
Criterios de terminación
El criterio de finalización de esta fase aplica solo si existe un documento completo que contenga todos los elementos descritos en el acta del proyecto y se dispone de un director competente.
Fase 2
Planeación del plan de proyecto
Objetivos generales
1. Comprender la importancia del plan de proyecto como herramienta que guía la ejecución y el control, facilita la comunicación efectiva y establece los criterios para medir el desempeño del proyecto.
2.-Comprender que documentos integran el plan y como elaborarlo.
Partiendo de los objetivos entregables y expectativas documentadas en la fase anterior en la cual indicamos que pretendemos lograr, iniciamos el desarrollo del plan de proyecto que incluye las estrategias y esquemas de cómo vamos a lograrlo.
Plan del proyecto
¿Para qué sirve?
a) Guía la ejecución y control del proyecto
b) Establece el estándar o punto de referencia con el cual vamos a evaluar el éxito del proyecto.
c) Facilita la comunicación entre los involucrados
d) Documenta los criterios de 9 áreas y su aplicación
¿Qué incluye?
Documento y herramientas utilizadas en la planeación.
1.- alcance
a) Recolección de requisitos
b) Declaración del alcance
c) Creación de la EDT o WBS (desglose estructurado del trabajo).
2.- Recurso humano
a) Diagrama organizacional del proyecto
b) Matriz de roles y funciones
3.- comunicación
a) Matriz de comunicación
b) Calendario de eventos
c) Reporte mensual
d) Estatus semanal
4.-Tiempo
a) Programa del proyecto ruta critica
5.-Costo
a) Estimados de costos
b) Presupuesto base
c) Flujo de efectivo
6.- Calidad
a) Lista de verificación, diagrama causa efecto
b) Análisis de precedentes
7.- Riesgo
a) Mapa de riesgos
b) Matriz de administración de riesgos
8.- Abastecimientos
a) Matriz de abastecimientos
9.- Integración
a) Control de cambios
b) Lecciones aprendidas
Administración del alcance
Su objetivo es asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo incluido y solo el trabajo requerido para terminar el proyecto exitosamente.
La recolección de requisitos tiene el propósito de documentar las necesidades de los involucrados para cumplir los objetivos del proyecto.
Con la definición del alcance se pretende dejar en claro en un documento los límites del proyecto, los productos que se entregaran al final, la estrategia metodológica a seguir, de que factores depende que la empresa salga bien y como se medirá al final el éxito del proyecto. Asegura que tanto el cliente como el patrocinador y el equipo del proyecto confirmen como serán los entregables finales del proyecto.
La descripción de los entregables finales y subentregables deben seguir el criterio Smart, acrónico que explicamos cómo eSpecifico, Medible, Acordado, Realista y en el Tiempo establecido.
¿Cómo desarrollarla?
Definir dos o tres párrafos para cada uno de los entregables finales utilizando la técnica de mapa mental o tener sub entregables de cada fase del proyecto o directamente desglosar cada entregable en tres o seis sub entregables.
Ejemplo: un entregable final en el caso de la construcción de un edificio seria la adaptación del edificio su sub entregables serian programa de necesidades, diseño arquitectónico e ingenierías, construcción, mobiliario, otro entregable seria el cambio en donde su sub entregables serian, mudanza, anuncio, otro entregable seria eventos de inauguración sus sub entregables serian, invitaciones, banquete, música y medios de comunicación.
Por otra parte con la creación del EDT se busca especificar detalladamente, de preferencia en un gráfico todo el trabajo a realizar para lograr los productos deseados, de esta manera se podrá tener un mayor conocimiento de las tareas a realizar y un mejor control durante la fase de ejecución.
Ya con esta base es posible estimar el tiempo y los costos del proyecto en las fases posteriores de la planificación.
Recolección de requisitos
Los requisitos de un proyecto deben de ser definidos y documentados, estos nos permiten especificar las necesidades y expectativas de los involucrados las cuales deben ser cumplidas.
Para desarrollar los requisitos primero se analiza la información contenida en el acta del proyecto y se identifica quienes son los involucrados luego se les solicita los requisitos a los involucrados (clientes, usuarios etc), en algunos casos también se deben revisar los mejores productos similares a los que se desarrollaran en el proyecto (BENCHMAR) que es utilizar un modelo de referencia. Las técnicas más empleadas para obtener requisitos son, entrevistas, cuestionarios, observación, prototipos, grupos de enfoque y otras técnicas de trabajo en grupo.
El trabajo resultante se registra en la salida del proceso documentación de requisitos, describe como los requisitos individuales cumplen con los objetivos del negocio. Estos comienzan a definirse a un alto nivel y se van detallando progresivamente.
Definición del alcance
Para definir la metodología del producto es necesario primero tener claro el método a emplear sea de consultoría, mejora de procesos, desarrollo de software, desarrollo de productos etc. Luego se necesita saber cuál es el ciclo de vida más adecuado según las circunstancias en que surge el proyecto.
Creación del EDT
Un EDT es un gráfico jerárquico que plasma las etapas de las metodologías a seguir en el proyecto, con un desglose de sus actividades hasta un nivel conveniente.
El EDT se construye a partir de los entregables y la metodología detallada en el enunciado del alcance, y las actividades a realizar se descomponen en tareas. Incluye todo el trabajo a efectuar durante la ejecución del proyecto.
Los principios en que se basa la técnica del EDT son:
a) Vivida y vencerá ante un problema complejo
b) Desglose las actividades para tener un mejor entendimiento y control sobre ellas
c) Tome del enunciado del alcance la metodología y los productos a entregar para construir el EDT.
d) El EDT constituye un depósito de conocimientos metodológicos donde se podrán ir acumulando experiencia en el futuro.
Para crear el EDT se sugiere seguir el siguiente procedimiento:
1.- Inserte el entregable más importante de este proyecto en el nivel tope del EDT con el número 1.0.
2.- Identifique las etapas de la metodología de su proyecto y los productos a entregar en cada una de ellas. Asigne el entregable de cada etapa en el segundo nivel con los números 1.1, 1.2 así sucesivamente.
3.- Para cada entregable, identifique los grupos de tareas o sub etapas que resumen de manera lógica las actividades supeditadas. Entonces coloque estos grupos en el tercer nivel con la numeración correspondiente 1.1.1, 1.1.2 y así sucesivamente.
El nivel de detalle del desglose debe fundarse en que:
1.- Debe permitir entender la tarea a quien la va a realizar.
2.- Las entradas y salidas que se especifiquen en cada tarea deben ser cuantificables para que se pueda saber cuándo se terminó cada una de ellas.
3.- Debe permitir identificar el grado de avance del proyecto durante la ejecución.
4.- Conviene que considere el riesgo; a más riesgo, más detalle.
5.-
La duración de cada tarea al más bajo nivel tiene relación con los ciclos de
revisión durante la ejecución para mejorar el control.
6.-
Trate de identificar a una persona responsable por tarea
7.-
Debe dar por resultado que el presupuesto y el cronograma sean manejables, ya
que luego se utilizara el EDT para estimar los tiempos y los costos del
proyecto.
Ejecución y control de proyecto
Propósito del proceso de cierre
Fase 3
La ejecución comienza durante el desarrollo
del plan de proyecto al seleccionar a los proveedores, administrar sus
contratos, asegurar la calidad, integrar al equipo y distribuir la información
de acuerdo a los criterios preestablecidos
en el plan de proyecto.
El objetivo primordial del proceso de
ejecución es obtener los entregables del proyecto además del reclutamiento del
recurso humano y su integración. Este proceso tiene la finalidad de comunicar a
los interesados el estado de los productos y del trabajo realizado.
El proceso de seguimiento y control tiene el
objetivo de observar los desempeños y recomendar acciones correctivas así como
controlar los cambios al alcance del proyecto para poder aprobar y formalizar
actualizaciones que dan como resultado una nueva línea base de proyecto. De lo
anterior se desprende que la fase de ejecución y control coinciden e
interactúan entre si para obtener los entregables de acuerdo con los
requerimientos del cliente.
El
proceso de ejecución coordinador por el administrador consiste el obtener los
productos entregables del proyecto, teniendo en cuenta personas y recursos
siguiendo el alcance definido. Los subprocesos de la ejecución del proyecto
son:
1.-obtener los entregables
2.-asegurar la calidad de los procesos del
proyecto
3.-desarrollar el equipo de trabajo
4.-distribuir
la información del proyecto
5.-realizar las licitaciones.
Durante esta fase se busca asegurar también
que el trabajo que se está realizando se apegue a los procesos del proyecto tal
y como han sido definidos mediante acciones de aseguramiento de la calidad. Así
mismo es el momento de efectuar lo acordado en el plan de recursos humanos
sobre el reclutamiento del equipo de trabajo, de igual manera es el momento
para que el administrador se haga cargo de la distribución de la información
entre los involucrados en el proyecto.
Durante esta etapa se abre la convocatoria
las licitaciones previstas entre los proveedores potenciales a considerar.
Seguimiento
y control
Al efectuar el proceso de seguimiento y
control se verifica por un lado el logro
de los productos de acuerdo con el alcance predeterminado y se formaliza la
aceptación del cliente conforme se van logrando.
Por otro lado se observa y mide regularmente
el rendimiento del equipo de trabajo para detectar variaciones en el plan del
proyecto y recomendar acciones correctivas. Durante este proceso se realiza el
control de los cambios, analizando y aprobando o rechazando solicitudes de modificaciones
al plan, este seguimiento y control incluye estar al pendiente del alcance el
cronograma, el presupuesto, los recursos humanos la calidad y los riesgos.
Los subprocesos del seguimiento y control del
proyecto son:
1.-supervisar el trabajo
2.-gestionar el control de cambios
3.-verificar el alcance de los productos
obtenidos
4.-controlar el alcance cronograma, costos y
calidad
5.-administrar al personal
6.-reportar el desempeño del proyecto
7.-operar el control de la respuesta a
riesgos
8.-administrar los contratos
Adicionalmente se administra la relación con
los interesados en el proyecto manejando el proceso de comunicación de manera
tal que se informe a todos de los cambios aprobados y se resuelvan posibles
problemas entre ellos. Por ultimo en este proceso se administran los contratos
con proveedores para el logro de los objetivos establecidos.
Técnicas de seguimiento y control del
proyecto sugeridos
1.-vitacoras
2.-revisiones técnicas y administrativas
3.-seguimiento y control de tareas
Documentos
de ejecución seguimiento y control
La principal entrada de los procesos de
ejecución seguimiento y control es el plan de proyecto y la salida más
relevante es la documentación asociada con los productos entregables en el
proyecto.
Documentación
de los productos
Usualmente está constituida por los manuales
técnicos y de usuario correspondientes.
Los errores cometidos frecuentemente son:
a) la documentación está incompleta
b) es de difícil lectura y comprensión
c) no sigue un estándar en estructura,
técnicas y redacción
Criterios
de terminación
En esta fase de debe contar al final con un juego de manuales completos,
claros y estandarizados
Fase 4
Cierre del proyecto
Con el
proceso de cierre se pretende finalizar formalmente el proyecto, sin dejar cabo
suelto de ningún tipo tanto en lo relativo a la terminación del proyecto y de
los productos entregables así como la aceptación por el cliente, la
documentación del proyecto y su almacenamiento, como al finiquito desde el
punto legal de los contratos.
Proceso de cierre
El proceso de
cierre es realizado por el administrador en estrecha interacción con el
cliente, permite terminar todos los procesos asociados con la administración
del proyecto y retomar la verificación del alcance para realizar la entrega de
los productos del proyecto y constatar su aceptación formal por el cliente.
Por otro lado
durante esta fase el administrador ordena, protege, y guarda en forma
conveniente la documentación del proyecto. Así mismo durante este proceso se
finiquita el o los contratos con el cliente y con los proveedores lo cual debe
hacerse formalmente es decir, se debe producir un documento de finiquito legal
firmado por las partes. Conviene por otra parte solicitar al cliente una carta
de recomendación ya que puede constituir un valioso instrumento de acreditación
para ventas futuras.
Finalmente
como un ejercicio de recuperación de la experiencia, el administrador y su
equipo analizan su desempeño y el de los otros involucrados durante las
diversas fases del proyecto y realizan correcciones y actualizaciones a los
activos organizacionales de la empresa donde labora.
Procedimiento a utilizar para la fase
de cierre
1.-objetivos
del procedimiento
Orientar al
director y a los colaboradores en la
fase de cierre del proyecto atendiendo los aspectos técnicos de negocio legales
y de cierre administrativo.
2.-alcance
del procedimiento
Este
procedimiento se utiliza para cerrar los proyectos que se realicen en toda la
empresa. Los proyectos pueden ser de consultoría, investigación, desarrollo
tecnológico, innovación de productos, procesos o servicios, siempre que tengan
un buen nivel profesional y educativo y pretendan un impacto relevante técnico
y del negocio.
3.-cierre del
proyecto
Objetivos, se
desea obtener el finiquito del proyecto desde el punto de vista de la
satisfacción del cliente sobre la entrega de los resultados, y el cierre del aspecto
legal si hubiera un contrato y/o financiamiento externo. Por otra parte se
pretende que los colaboradores realicen una reflexión final sobre su desempeño
y aprendizajes. El impacto de negocios logrado debe quedar documentado y
recuperado por las partes.
Para cerrar
el proyecto se requieren las siguientes entradas:
a)
Productos
del proyecto
b)
Documentos
de los productos del proyecto
c)
Portafolio
con las reflexiones de los colaboradores u otro instrumento por ejemplo una
bitácora.
d)
Reporte
de evaluación de los integrantes del equipo
Se requiere del siguiente proceso
a)
El
director del proyecto solicitara al destinatario del finiquito del proyecto y
una carta de recomendación
b)
El
director del proyecto pedirá a los colaboradores una presentación sobre el
desarrollo del proyecto y la mostraran en un evento de cierre para compartirla
con demás interesados
c)
Los
colaboradores participaran en un taller de cierre y reflexión final sobre sus
desempeños y aprendizajes.
Se
requieren de las siguientes salidas
a)
Finiquito
del proyecto
b)
Carta
de recomendación del cliente.
Criterios de terminación
El
criterio de finalización aplica si se obtuvieron el finiquito y la carta de
recomendación o en su defecto un documento que ampare el final del proyecto.
Los documentos del proyecto deben de estar completos y deben guardarse y ser
accesibles para un futuro.
4.-formatos para el
cierre del proyecto
No hay comentarios.:
Publicar un comentario